試してみてわかった!グローバルビジネスのスタートアップ期に必要な12のツール

皆さんは、「ツール」と聞いて何を思い浮かべますか?

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Wikipediaによれば・・・
> 道具、工具。
> 「ツールソフトウェア」 – コンピュータ使用に際して補助的な利便性を提供するソフトウェア
https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%83%84%E3%83%BC%E3%83%AB

だそうです。

商人でいえば大福帳。
大工でいえば鋸や鉋。

いわば「現代における仕事道具」ですね。

現代においてはITの進化と普及に伴い、デジタルデバイスやその上で動作するアプリケーションが「仕事道具」となったわけですが、仕事道具そのものに興味を持ち、実際に試してみて、自分たちにしっくり来る物を選んで使いこなしていくのはいつの世も変わらない取り組みといえるでしょう。

そこで、本記事では、「アクトハウスを立ち上げる前から準備しておけばよかったなぁ」とか、「これがあって助かった!」みたいな実際の経験も踏まえつつ、利便性・機密性・その他を考慮しながらいろいろなツールを試してきた結果、いま使っているツール(アプリケーション・ソフトウェア)たちを要素別に分けて、ご紹介していきたいと思います。


●コミュニケーションツール(音声通話・ビデオ会議)

いつの世も仕事=コミュニケーションが大事、です。特にアクトハウスのように、講師(メンター)・TA(ティーチング・アシスタント)・受講者(参加者)・運営担当者と、多くの人が絡むプロジェクトのマネジメントにおいては、コミュニケーションは最重要。プロジェクトマネジメントのノウハウ集として著名なPMBOKには「プロジェクト・マネジャーが自分自身の仕事の中で、コミュニケーション関係の仕事に費やす割合は90%」と記載されているくらいです。

現代社会ではコミュニケーションの手段・方法が多様化しました。かつてはミーティングと言えば字のごとく「(対面)面会」、フェーストゥフェースでのコミュニケーションを目的としていました。いまはミーティングというと、「ビデオ会議」や「電話会議」も含まれてきますね。

インターネットが普及したため、グローバルビジネスにおいてはインターネット上で音声・ビデオによる会話ができるプラットフォームが使いやすくなりました。アクトハウスで日ごろよく利用しているのは以下の3種類。

1. Smartalk

日本国内での「050番号」を持てるIP電話ツールです。Fusion Communications社が提供している、月額無料タイプ(*2015年5月現在)のツール。海外にいてもインターネットにつながっていれば同じ「050-xxxx-xxxx」の番号で発着信可能。
まだまだ開発途上なのか、ここ改善して欲しいなぁ。。。というところはいくつかあるものの、シンプルで使い勝手がよく、しかも月額無料。なにより、日本在住のクライアントがSmartalkの050番号にかけるときに、相手(つまり我々)がどこにいるか気にしなくてもいい(=海外通話料を意識しなくてよいため)ところがよいですね。
http://ip-phone-smart.jp/smart/smartalk/

smartalk

2. LINE

爆発的に普及した日本発のコミュニケーションツール。文字メッセージのやり取りがフォーカスされがちですが、音声通話のプラットフォームとしても非常に使い勝手がよく、安定性も高いです。
http://line.me/ja/

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3. Skype

メッセンジャーツールとしては老舗なほうだと思います。ビデオ通話=Skypeと思っている人も多いのではないでしょうか。それぐらい普及度が高いです。運営スタッフ同士でのビデオ会議や、アライアンスパートナーの企業の方とのビデオ会議で利用しています。ビデオ会議についてはSkype一択の状況がずっと続いていますね。
http://www.skype.com/ja/


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●コミュニケーションツール(メッセンジャー・スレッド型)

前述のとおりコミュニケーションが多様化し、文字メッセージベースでのコミュニケーションも増えました。
メッセンジャータイプのツールでは「タイムライン」として過去にどんどんやり取りが流れていってしまい、後から追うのが大変。アクトハウスでは、メッセンジャータイプとスレッドベースのタイプとツールを併用しています。

4. facebook メッセンジャー/グループ
SNSツールであるfacebookのサブセットとして展開されている機能。
メッセンジャーは文字通り文字メッセージのやり取りに用いています。しかもfacebook messengerは実は音声通話もできちゃったりします。相手の連絡先はfacebookしか知らないんだよな・・・というときに便利。
グループはスレッド形式でのやり取りができるため、ビデオ会議や音声通話で決まったことを議事メモのように残したり、メッセージベースでの議論と意思決定(のエビデンス)を残しておきたいときに利用しています。後で「グループ内を検索」すれば過去のやり取りも引っ張り出せます。グループは作成したあと「秘密」という設定にしておけば当該グループに参加している人たちのみでクローズドで使うことができます。
https://www.facebook.com/

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5. gmail

昨今、これまでにご紹介してきたメッセンジャーツールが爆発的に普及したためか、メールを使うシーンが激減しました。しかしまだまだメールは健在。企業間のやり取りではいまでも最も使われていると思います。
それと、gmailが持っている「連絡先(電話/アドレス帳の機能)」が地味に便利です。スマートフォンの電話帳とgmailの連絡先を同期させておくと、連絡先を一元管理できます。
https://mail.google.com/


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●オフィス系ツール(ファイルストレージ・オフィスソフト・ファイル変換・・・)

事業運営をするときに必ず登場する「オフィス系のツール」たち。コーディングやデザイン等、プロダクト開発に用いるツールが「攻めのツール」とすれば、ビジネスのバックを固める「守りのツール」といえるでしょうか。アクトハウスでは以下のツールを使っています。

6. google drive

gmailユーザーなら15GBまで無料で利用できる(*2015年5月現在)クラウドストレージサービス。クラウドですから保存したファイルのアクセス権限には要注意ですが、それさえ気をつければ大変パワフルなストレージサービスです。google driveにファイルを保存しておけば、ロケーションを気にせずファイルにアクセスすることができます。
https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/

GoogleDrive

7. google documents

文書作成・表計算・プレゼンテーション等のアプリケーションがブラウザ上で利用できるgoogle documentは、いわゆるMicrosoft Officeの互換アプリケーションとして使えます。
google driveとの親和性が高く、ブラウザさえあれば使えるというのが便利。そして、どちらも無料で利用できるのがすごい。
https://www.google.co.jp/intl/ja/docs/about/

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8. Cube PDF Utility

pdfファイルの結合・分割ができるユーティリティソフトです。公的機関や金融機関等に書類を提出するときにはpdfにすることが多いですが、そうなると出てくるのが「このpdfのxページと、こっちのpdfのyページをくっつけた資料が欲しい」のようなこと。そういうときにこのツールが大活躍です。
※Macの場合、「プレビュー.app」にpdfの結合・分割が付いてますから不要ですが、Windowsを使用している場合にこのツールは必須ですね。
http://www.cube-soft.jp/cubepdfutility/

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9. google Translate

翻訳ツールです。英文メールを作ったら、さっとチェック!(そしてガッツリ修正・笑)
スマートフォン版のgoolgle Translateは、一部言語限定ながら、「Word Lens」機能が付いていて、ARで看板等の文字をリアルタイム変換してくれる機能もあります。
まだまだ微妙なニュアンス等まで完璧に翻訳することができるツールがありませんから外国語の学習もするわけですが、ちょっとしたチェックや意味の確認にはこうしたツールは欠かせませんね。
https://translate.google.co.jp/?hl=ja

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●経理事務関連

企業経営と切っても切れない、「経理」業務。企業の血脈たるお金の出し入れをしたり、流れを日ごろ記録したり。ある意味で全業種で必須として使われている種類のソフトウェアなので、提供されている製品も非常に多いです。

10. freee

クラウドでサービス提供されている経理ソフトです。ブラウザさえあれば動きます。オンラインバンキングやクレジットカード等の各種APIに対応しており、仕訳の自動取り込みが豊富です。また、csvであれば自分で定義したフォーマットでも取り込めます(システムのカスタマイズ不要)。アクトハウスの運営ではこの仕組みを利用して、月次で立替経費精算を申請する形式で処理していますが、ワークシートとして提出(申請)された項目をエクスポート/インポートしてそのまま仕訳として取り込んでいます。事務工数を極限まで減らす必要があるスタートアップ期に嬉しい工数削減可能を実現してくれる素晴らしい機能ですね。
http://www.freee.co.jp/

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11. 楽天銀行

オンラインバンクです。海外送金等の手数料が安いのが特徴。海外企業への費用支払いに利用しています。ゆうちょ銀行と連携し、手数料がかからずに口座に入金できるのも魅力。
http://www.rakuten-bank.co.jp/


rakuten


●その他

12. VPN

日本国内のクライアントとやり取りする際に、たまに「海外からはアクセスできない」というセキュリティ対策を実施している場合があります。そんなときに、こちらが海外にいてもクライアントの環境にアクセスするために、VPNの環境を用意しておくと良いです。自前で構築してしまうのも手ですが、そんな手間も時間ももったいない、という場合は、インターリンク社が提供している「マイIP」を利用すると良いでしょう。
http://www.interlink.or.jp/service/myip/

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最後のVPNについては、ちょっとツールとは離れてしまう要素でしたが、意外な盲点だったりします。某銀行のオンラインバンキングシステムは、ICカードで認証するタイプを採用していますが、このカードを海外に持っていくのは不安。そこで日本に置いてあるパソコンにICカードリーダを接続してICカードを挿しておき、海外からアクセスする際はVPN経由でパソコンを操作、オンラインバンキングを利用するような形で、ロケーションフリーを実現できました。


いかがでしたでしょうか。

アクトハウスでは、今回ご紹介したツールに(すべてではないですが)実際に触れていただくような、実践的なカリキュラムをご提供しています。教育機関でありがちな知識偏重ではなく、知識も深めつつ実務で必要なツールの実践的な操作方法や使い方(tipsも含む)にもフォーカスを当てています。少しでも気になった方、お気軽にお問い合わせください。

 

【著者「IT留学・セブ島留学」のアクトハウス:新村 繁行】

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